Сколько на самом деле стоит сотрудник в 2026 году: от оклада до затрат работодателя
Собственник держит в голове одну цифру — сколько сотрудник получает «на руки». Но затраты работодателя на этого же человека заметно выше: сверх оклада идут страховые взносы, а внутри оклада «сидит» НДФЛ. Разложу на конкретном примере, во что реально обходится сотрудник в 2026 году — от суммы на руки через НДФЛ и взносы 30% (с льготой МСП 15%) до полных затрат работодателя, — чтобы вы планировали фонд оплаты труда по настоящей цифре, а не по окладу.
Пример: «на руки» 100 000 ₽ → затраты работодателя ≈ 149 400 ₽Взносы 30% и льгота МСП 15% сверх 1,5 МРОТНДФЛ по шкале 13–22% и где он «спрятан»
Сколько стоит сотрудник в 2026 году — вопрос, на который цифра из зарплатной ведомости не отвечает. Сумма «на руки» и реальные затраты работодателя различаются заметно: сверх оклада компания платит страховые взносы, а внутри оклада уже удержан НДФЛ. Чтобы планировать фонд оплаты труда честно, считать нужно не оклад, а полную стоимость сотрудника «грязными» — с налогом и взносами. Ниже разложу это на конкретном примере и на нормах 2026 года.
Оклад, «на руки» и затраты работодателя — три разные суммы
Путаница начинается с того, что одну и ту же зарплату называют тремя разными числами. Оклад — это сумма до налога, она стоит в трудовом договоре. «На руки» — то, что сотрудник получает после удержания НДФЛ, обычно эту цифру и обсуждают на собеседовании. А затраты работодателя — это оклад плюс страховые взносы, которые компания платит сверху из своих денег. НДФЛ работодатель не платит из своего кармана — он удерживает его из оклада сотрудника и перечисляет в бюджет как налоговый агент. Взносы же — это чистая надбавка сверх оклада, и именно она превращает «на руки» в куда большую цифру для бизнеса.
Практический вывод простой: когда договариваетесь с кандидатом о сумме «на руки», держите в уме, что для компании этот человек будет стоить примерно в полтора раза дороже. Дальше покажу, откуда берётся этот множитель.
Пример: сотрудник «на руки» 100 000 ₽
Возьмём сотрудника, которому вы пообещали 100 000 ₽ на руки, с годовым доходом в пределах 2,4 млн ₽ — значит, НДФЛ по ставке 13%. Чтобы после удержания налога осталось ровно 100 000 ₽, оклад «грязными» должен быть около 114 900 ₽: из него удерживается НДФЛ примерно 14 900 ₽. Это ещё не затраты работодателя — это только то, что проходит через ведомость сотрудника.
Дальше сверху оклада компания начисляет страховые взносы. По общему тарифу это 30% от оклада — около 34 500 ₽ в месяц. Если бизнес в реестре МСП и выполняет условия льготы, часть оклада свыше 1,5 МРОТ облагается по 15%, и взносы выходят ниже — около 23 300 ₽. Плюс небольшой взнос на травматизм по классу профриска. Складываем оклад и взносы — и получаем полные затраты работодателя.
Таблица: от «на руки» до полных затрат работодателя
Пример-расчёт (не норма закона): сотрудник «на руки» 100 000 ₽/мес, годовой доход в пределах 2,4 млн ₽ — ставка НДФЛ 13%. Подставьте свой оклад — числа изменятся.
Показатель
Общий тариф (типовой случай)
Льгота МСП приоритетной отрасли (реестр + ОКВЭД в перечне + доля ≥70%)
Сумма «на руки» сотруднику
100 000 ₽
100 000 ₽
Оклад «грязными» (до НДФЛ)
≈ 114 900 ₽
≈ 114 900 ₽
НДФЛ 13% (удерживается из оклада)
≈ 14 900 ₽
≈ 14 900 ₽
Страховые взносы (сверх оклада)
30% → ≈ 34 500 ₽
30% до 1,5 МРОТ + 15% сверх → ≈ 23 300 ₽
Взносы на травматизм
по классу риска, от 0,2%
по классу риска, от 0,2%
Полные затраты работодателя
≈ 149 400 ₽/мес
≈ 138 300 ₽/мес
Читается так: сотрудник получает 100 000 ₽ на руки, а бизнесу тот же человек обходится примерно в 149 400 ₽ в месяц по общему тарифу или в 138 300 ₽, если у компании есть право на льготу МСП. Разница между «на руки» и затратами — почти половина суммы сверху, и именно её чаще всего забывают при планировании. Прогнать свой оклад через расчёт можно на калькуляторе зарплаты, а отдельно посчитать взносы — на калькуляторе страховых взносов.
Из чего складываются взносы: 30%, предельная база и льгота МСП
Страховые взносы в 2026 году считаются по единому тарифу, и его структура с 2023 года не менялась: 30% с выплат в пределах предельной базы и 15,1% с выплат сверх неё. Предельная база на 2026 год — 2 979 000 ₽ на сотрудника нарастающим итогом с начала года. Пока годовой доход не дошёл до этого потолка, вы платите 30%; после — 15,1% с превышения. Для большинства окладов до потолка дело за год так и не доходит, поэтому в примере выше работает ставка 30%.
Отдельная история — льгота для малого и среднего бизнеса. Она никуда не делась в 2026 году, но с 2026-го включается не всем подряд, как раньше, а только приоритетным отраслям. Чтобы платить по льготным 15% с части оклада свыше 1,5 МРОТ (в 2026 году это 1,5 × 27 093 = 40 639,50 ₽ в месяц), нужно одновременно выполнить три условия: компания в реестре МСП, основной ОКВЭД входит в утверждённый правительством перечень приоритетных отраслей, и доля дохода от этого вида деятельности — не меньше 70%. Не выполнили хотя бы одно — тариф общий, 30% и 15,1%, как у любого работодателя. Поэтому в типовом расчёте я закладываю 30%, а пониженные взносы — только когда проверю, что конкретная компания попадает под все три условия сразу. Для МСП обрабатывающей промышленности есть отдельная льгота — 7,6% на выплаты сверх 1,5 МРОТ; это самостоятельное основание, оно не входит в перечень приоритетных отраслей и считается отдельно.
Есть ещё взносы на травматизм — их платят по классу профессионального риска вашего основного вида деятельности, от 0,2% для офисных профессий и выше для производства. В общей цифре затрат это небольшая, но не нулевая строка, и её тоже стоит учитывать. Полный состав работы с зарплатой и взносами — от начислений до отчётности — я разбираю на странице бухгалтерского обслуживания.
НДФЛ в 2026: шкала 13–22% и где он спрятан
С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ, и в 2026-м она сохраняется. Ставка зависит от годового дохода сотрудника: 13% — на доход до 2,4 млн ₽ в год, 15% — с части от 2,4 до 5 млн, 18% — с части от 5 до 20 млн, 20% — с части от 20 до 50 млн и 22% — с суммы свыше 50 млн ₽. Повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к части, попавшей в следующую ступень, — как со ступеньками лестницы.
Важно, что НДФЛ — это налог сотрудника, а не работодателя. Компания лишь удерживает его из оклада и перечисляет в бюджет. Поэтому на затраты работодателя ставка НДФЛ напрямую не влияет: вырастет она — сотрудник получит на руки меньше при том же окладе, но стоимость сотрудника для бизнеса не изменится. А вот когда вы обещаете сумму «на руки», рост ставки НДФЛ увеличивает оклад «грязными», а вслед за ним — и взносы, и итоговые затраты. Поэтому для высоких зарплат считать нужно особенно аккуратно.
Как законно снизить затраты на сотрудника
Снизить нагрузку на фонд оплаты труда можно, но только законными способами и с открытыми глазами. Первый и самый честный — льгота МСП, если компания под неё подходит: она уменьшает взносы с части оклада свыше 1,5 МРОТ вдвое, и это не схема, а прямая норма. Второй — форма занятости самого специалиста. Штатный сотрудник на полный день — это оклад плюс налоги с него; тот же человек на условиях совместительства обходится дешевле пропорционально ставке; а если речь о разовой или проектной функции, оплату услуг самозанятого или ИП можно учесть как расход бизнеса и уменьшить налоговую базу.
И сразу предостережение, потому что здесь чаще всего попадают. Перевести штатного сотрудника в самозанятые ради экономии на взносах — не оптимизация, а риск. Если человек по факту встроен в ваши процессы, работает на вашем оборудовании и выполняет те же обязанности, что и раньше в штате, налоговая переквалифицирует такой договор в трудовой, доначислит НДФЛ и взносы за весь период, добавит штрафы и пени, а компания может попасть в реестр недобросовестных работодателей. Экономия на бумаге оборачивается доначислением с процентами. Поэтому самозанятый уместен для реально независимой, разовой работы, а не как маска для постоянного сотрудника.
Что часто забывают заложить в стоимость
Даже посчитав оклад, НДФЛ и взносы, легко недооценить сотрудника: часть затрат прячется за пределами ежемесячной ведомости.
Отпускные и больничные. Отпуск вы оплачиваете, а работа в это время стоит — либо сотрудник наверстывает потом, либо кто-то подменяет. Первые дни больничного тоже за счёт работодателя.
Взносы на травматизм. Небольшая, но регулярная строка сверх основных 30% — по классу риска вашей деятельности.
Рабочее место и техника. Стол, компьютер, программы, доступы — разово и на замену, плюс содержание.
Кадровый учёт и отчётность. Каждый сотрудник — это РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и кадровые документы; либо время вашего бухгалтера, либо отдельная строка в тарифе на аутсорсе.
Ошибки в расчёте. Неверная ставка НДФЛ, пропущенная льгота или просроченный взнос — это пени и штрафы, которые в «стоимость сотрудника» никто заранее не закладывает, а платить приходится.
Именно поэтому расчёт зарплаты и взносов я предпочитаю вести системно, а не прикидывать на калькуляторе раз в месяц: одна ошибка в ставке или пропущенная льгота стоит дороже, чем аккуратный учёт. Что входит в расчёт зарплаты и как это устроено — на странице расчёта зарплаты.
Автор статьи
Бухгалтерия Красновой2026Юлия КрасноваГлавный бухгалтер · 17 лет практики
Веду расчёт зарплаты, взносов и кадровый учёт для компаний с сотрудниками — от одного человека до штата в несколько десятков. Каждый месяц считаю полную стоимость сотрудника «грязными» и слежу за ставками, предельной базой и льготой МСП, чтобы работодатель не переплачивал и не попадал на пени.
Потому что сверх оклада работодатель платит страховые взносы — около 30%. НДФЛ же удерживается из оклада самого сотрудника, а не платится компанией сверху.
Оклад — это сумма до налога, «на руки» сотрудник получает её за вычетом НДФЛ. А затраты работодателя — это оклад плюс страховые взносы, которые компания начисляет сверху из своих денег. По общему тарифу это около 30%, поэтому полная стоимость сотрудника выходит примерно в полтора раза выше суммы «на руки».
02
Взносы
Сколько составляют страховые взносы за сотрудника в 2026?
Единый тариф: 30% с выплат в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ в год и 15,1% с суммы сверх неё. Плюс взносы на травматизм по классу риска.
В 2026 году действует единый тариф: 30% с выплат в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ на сотрудника нарастающим итогом за год и 15,1% с суммы сверх этой базы. Отдельно платятся взносы на травматизм — по классу профриска, от 0,2%. Посчитать под свой оклад можно на калькуляторе страховых взносов.
03
Льгота МСП
Действует ли льгота 15% для малого бизнеса в 2026?
Да, льгота МСП сохранилась: 15% на часть оклада свыше 1,5 МРОТ. Но она не автоматическая — нужно выполнить три условия одновременно.
Да. Субъекты МСП платят по льготным 15% с части выплат свыше 1,5 МРОТ (в 2026 году это 40 639,50 ₽ в месяц), но льгота не включается сама собой. Нужны три условия одновременно: компания в реестре МСП, основной ОКВЭД в утверждённом перечне и доля дохода от него не меньше 70%. Иначе тариф общий — 30% и 15,1%.
04
НДФЛ
По какой ставке платят НДФЛ за сотрудника?
По прогрессивной шкале: 13% на доход до 2,4 млн ₽ в год и выше — 15, 18, 20 и 22% с частей дохода в следующих ступенях. Повышенная ставка — только на превышение.
В 2026 году НДФЛ считается по пятиступенчатой шкале: 13% на годовой доход до 2,4 млн ₽, 15% — с части от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн и 22% — свыше 50 млн ₽. Повышенная ставка применяется только к части дохода в своей ступени. НДФЛ удерживается из оклада сотрудника, а не платится работодателем сверху.
05
Экономия
Можно ли сэкономить, оформив сотрудника как самозанятого?
Для реально разовой, независимой работы — да. Но перевод штатного сотрудника в самозанятые ради экономии на взносах налоговая переквалифицирует в трудовой договор.
Оплату услуг самозанятого или ИП можно учесть как расход и не платить взносы — но только если работа действительно разовая и независимая. Если человек встроен в ваши процессы, работает на вашем оборудовании и делает то же, что раньше в штате, налоговая переквалифицирует договор в трудовой, доначислит НДФЛ и взносы за весь период плюс штрафы. Экономия на бумаге оборачивается доначислением.
06
Кто считает
Кто ведёт расчёт зарплаты и взносов, чтобы не было ошибок?
Расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов удобнее вести системно, а не вручную раз в месяц: одна ошибка в ставке или пропущенная льгота стоит пени и штрафов.
Расчёт зарплаты — это ежемесячные начисления, НДФЛ по верной ставке, взносы с учётом льготы и отчётность (РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1). Ошибка в ставке или пропущенная льгота оборачивается пенями, поэтому надёжнее вести это системно. Что входит в работу с зарплатой и кадрами — на странице бухгалтерского обслуживания.
Под этот фильтр пока ничего не нашлось — посмотрите все карточки.
Расчёт стоимости сотрудника под ваш случай● Считаю сама
Считаю зарплату, НДФЛ и взносы лично, без конвейера и менеджеров
От статьи — к вашей цифре
Посчитаю полные затраты на сотрудника — конкретной цифрой, а не «примерно»
Пришлите оклад или сумму на руки, число сотрудников и есть ли право на льготу МСП. Посчитаю затраты работодателя «грязными» и скажу, где можно законно сэкономить.
4,9на Яндексе
