Владельцы обычно сравнивают только оклад бухгалтера с абонентской платой — и ошибаются. В расчёт нужно включить взносы, рабочее место и то, что происходит с учётом в отпуске, на больничном или в день увольнения. Разложу оба варианта честно, включая случаи, где штатный действительно выгоднее.
Полная стоимость штатного — не только окладРиски: отпуск, больничный, увольнениеГде штат честно выгоднее — тоже скажу
Я сама была штатным главным бухгалтером — в торговой компании с ВЭД и в логистической. Знаю эту работу изнутри: не с позиции «продавца аутсорсинга», а с позиции человека, который сидел на окладе, ходил в отпуск и однажды увольнялся, передавая дела преемнику. Поэтому сравнение будет честным по обе стороны, а не в пользу того, чем я сейчас зарабатываю.
Как считать штатного бухгалтера правильно
Собственники почти всегда сравнивают только одну цифру — оклад бухгалтера — с абонентской платой на аутсорсе. Это неправильное сравнение: оклад не единственная строка расходов. Полная стоимость штатного сотрудника складывается минимум из пяти статей, и каждую нужно посчитать отдельно, а не прикинуть на глаз.
Оклад — то, что бухгалтер видит в договоре. Зависит от региона, опыта и участков (ВЭД, зарплата, склад — это разные компетенции, и совмещать их в одном человеке за одну ставку получается не всегда).
Страховые взносы — государство добавляет к вашей ставке независимо от того, чем занят бухгалтер в конкретный день. Эта сумма считается от оклада и не исчезает, если работы стало меньше.
Рабочее место — стол, компьютер, лицензия 1С, доступ к банк-клиенту. Разовые траты плюс ежегодное продление лицензий и обновлений.
Обучение и подписки на правовые базы — законы меняются каждый год, и штатный бухгалтер либо следит за этим сам в рабочее время, либо компания оплачивает ему курсы и доступы отдельно.
Время на поиск и адаптацию — если бухгалтер увольняется, новый вникает в вашу базу и специфику не один день — недели. Это тоже стоимость, просто она не в платёжной ведомости.
Таблица: штатный бухгалтер против абонентки на аутсорсинге
Что входит в стоимость штатного бухгалтера и что покрывает фиксированная абонентка
Статья расходов
Штатный бухгалтер в офисе
Аутсорсинг (Бухгалтерия Красновой)
Ежемесячная оплата
Оклад по рынку региона + отпускные и больничные, которые считаются от той же ставки
Фиксированная абонентка — для ООО на УСН 11400 ₽/мес, граница по операциям
Страховые взносы
Добавляются к окладу отдельной строкой, не зависят от загрузки бухгалтера
Уже внутри абонентки — отдельно не считаете
Рабочее место и ПО
Стол, компьютер, лицензия 1С, доступ к банк-клиенту — разово и ежегодно
Не нужно — работаю удалённо в вашей базе 1С
Отпуск и больничный
Учёт останавливается либо нужен подменяющий специалист за отдельные деньги
Ведение не прерывается — работает команда-подстраховка
Увольнение и передача дел
Поиск нового бухгалтера неделями, риск потерять историю и доступы к базе
Риска нет — база 1С и доступы к счёту всегда у вас
Второе мнение по сложным вопросам
Один человек — одна точка зрения, переспросить в компании часто некого
17 лет практики на всех системах налогообложения, включая ВЭД и проверки
Одну строку в этой таблице я намеренно не заполняю точной цифрой — оклад бухгалтера по рынку. Он слишком разный по регионам и участкам работы, и любая цифра, которую напишу я, устареет или не совпадёт с вашим городом. Возьмите вашу реальную вакансию или текущую ставку штатного бухгалтера и сложите с ней взносы и рабочее место — сравнение станет честным.
Риски штатного, которые не считают в окладе
Кроме денег есть риски, которые не попадают в бюджет, а вылезают в моменте — и обычно в самый неудобный: перед сдачей отчётности или во время проверки.
Отпуск и больничный. Если бухгалтер один, на время его отсутствия учёт либо стоит, либо директор сам разбирается со сроками сдачи отчётности.
Внезапное увольнение. Передача дел растягивается на недели, а если бухгалтер уходит обиженным — можно получить базу «как есть», без пояснений по нестыковкам.
Отпуск по уходу за ребёнком. Долгое отсутствие ключевого сотрудника, которое нужно закрывать подменой на месяцы, а иногда на годы.
Ошибка без второго мнения. Один штатный бухгалтер — некому подстраховать в сложном вопросе до того, как решение уйдёт в отчётность.
Зависимость директора от одного человека. Пароли, пояснения по прошлым операциям, логика учёта — всё в голове у одного сотрудника, и при его уходе часть знаний уходит вместе с ним.
Когда штатный бухгалтер честно выгоднее аутсорсинга
Было бы нечестно сказать, что аутсорсинг выгоднее всегда. Есть ситуации, где штатный бухгалтер оправдан экономически и организационно — и я говорю об этом прямо, а не только клиентам, которые уже спросили.
Большой объём первички каждый день. Розница с ежедневными кассовыми отчётами, производство с постоянным движением материалов — здесь нужен человек на месте, а не удалённая обработка раз в день.
Несколько материально ответственных лиц. Кассиры, кладовщики, экспедиторы — контроль их документов физически проще держать в офисе.
Компания уже выросла до отдела бухгалтерии. Если операций достаточно на двух-трёх штатных сотрудников с разделением участков, содержать отдел часто дешевле, чем несколько параллельных абонентских договоров.
Специфика, которая требует присутствия. Производство с материальным учётом по цехам, склад с постоянной инвентаризацией — там, где бухгалтеру физически нужно быть рядом с процессом.
Если вы попадаете в один из этих пунктов — честно скажу это на консультации, а не буду уговаривать перейти на абонентку, которая вам не подходит. Если нет — посчитаю, что закрывает 11400 ₽/мес для ООО на УСН, и где проходит граница тарифа по операциям.
Как выбрать между штатом и аутсорсингом
Три вопроса, которые я задаю сама себе на месте собственника: сколько у вас операций и первички в день, сколько материально ответственных лиц физически нужно контролировать на месте, и сколько стоит для вас риск месяца без бухгалтера — отпуска, больничного, внезапного увольнения. Ответы на эти три вопроса обычно и определяют выбор, а не мода на «удалённую бухгалтерию».
Если решение уже в пользу аутсорсинга и вы ведёте ООО, подробно о том, как устроено ведение целиком — от первички до отчётности, — смотрите на странице бухгалтерского обслуживания ООО. Если вы ИП и сравниваете себя со штатным сотрудником в найме — вариант ведения разобран на странице ведения ИП. А диапазоны абонентки по режимам — на странице цен.
Автор статьи
Бухгалтерия Красновой2026Юлия КрасноваГлавный бухгалтер · 17 лет практики
Прежде чем открыть свою практику, сама работала штатным главным бухгалтером — в торговой компании с ВЭД и в логистической компании. Знаю оба варианта не по статьям, а по личному опыту с обеих сторон.
Что спрашивают про штатного бухгалтера и аутсорсинг
01
Деньги
Штатный бухгалтер точно дороже аутсорсинга?
Не всегда — зависит от объёма операций. При небольшом и среднем объёме абонентка обычно дешевле полной стоимости штатного.
При небольшом и среднем объёме операций фиксированная абонентка почти всегда выходит дешевле полной стоимости штатного сотрудника, если считать не только оклад, а оклад плюс взносы, рабочее место и риск простоя на время отпуска. При большом объёме ежедневной первички или нескольких материально ответственных лицах штатный бухгалтер может быть оправдан — честно скажу это на консультации, если ваш случай такой.
02
Риски
А если бухгалтер на аутсорсе заболеет или уйдёт в отпуск?
Учёт не останавливается — на время отпуска или болезни его подхватывает команда-подстраховка, с которой я работаю постоянно.
На время отпуска или болезни учёт подхватывает команда-подстраховка, с которой я работаю постоянно — сроки отчётности не зависят от моего личного календаря. При этом база 1С и доступы к счёту всегда остаются у вас, а не у меня.
03
Контроль
Как контролировать бухгалтера на аутсорсе, если он не сидит в офисе?
База 1С и доступы к счёту — ваши. Вы в любой момент видите, что происходит с учётом, без посредников.
Я работаю в вашей базе 1С, а не увожу её к себе — вы в любой момент можете открыть базу и посмотреть, что сделано. Доступы к расчётному счёту и личному кабинету налоговой тоже остаются у вас. По срокам отчётности присылаю календарь заранее, а не молчу до дедлайна.
04
Когда штат лучше
Когда штатный бухгалтер честно выгоднее аутсорсинга?
При большом объёме ежедневной первички, на производстве и при нескольких материально ответственных лицах, которых проще контролировать на месте.
Штатный бухгалтер оправдан, если у вас большой объём первички каждый день (розница с ежедневной кассой, производство с постоянным движением материалов), несколько материально ответственных лиц, которых физически проще контролировать в офисе, или объём уже вырос до полноценного отдела бухгалтерии из двух-трёх человек. В этих случаях так и говорю на консультации — переходить на аутсорсинг не всегда правильное решение.
05
Переход
Можно ли перейти со штатного бухгалтера на аутсорсинг посреди года?
Да, технически это не привязано к календарному году — важна аккуратная передача базы и истории операций.
Технически переход не привязан к началу года — важна аккуратная передача базы 1С, историй операций и текущих незакрытых вопросов. Если увольняете штатного бухгалтера, для начала лучше свериться с фактическим состоянием учёта: как устроено ведение ООО целиком, смотрите на странице бухгалтерского обслуживания.